Qu’est-ce que le service d’administration des ventes au sein d’une entreprise comme Maisons SIC, spécialiste de la construction de maisons individuelles depuis 50 ans ? C’est, entre autres, le suivi et l’accompagnement de toutes les étapes administratives (dont les relations avec la banque, le courtier, le notaire…) jusqu’à la programmation de l’ouverture du chantier. Avec, comme objectif premier, toujours, la plus grande satisfaction client possible.
L’administration des ventes : un service au cœur de l’entreprise
Au sein de Maisons SIC, le service administration des ventes est composé d’une équipe d’assistantes chargées du suivi des ventes, depuis la signature du bon de commande jusqu’à la levée des conditions suspensives, permettant l’ouverture du chantier. Chaque assistante est responsable d’un secteur géographique déterminé, sous la supervision d’une responsable qui coordonne l’ensemble des dossiers sur les différentes zones de vente : Sud, Est, Ouest, Centre et Paris.
L’entreprise dispose d’un bureau à Paris, facilitant la construction de maisons neuves dans le Sud-Ouest pour les clients souhaitant quitter la capitale et s’installer ailleurs.
Comment évolue un dossier au sein de l’administration des ventes de Maison SIC ?
Dès la signature du bon de commande par le commercial, le dossier est constitué pour le bureau d’étude. Une fois le contrat établi, il revient au service administration des ventes, qui procède à la rédaction du contrat de construction ainsi que de tous les documents administratifs CERFA nécessaires au dépôt du permis de construire.
L’équipe accompagne également les clients dans toutes leurs démarches administratives : obtention du permis, validation des offres de prêt et signature de l’acte du terrain.
Comme l’explique la responsable du service :
« Nous sommes vraiment dans l’aide concrète pour les clients, afin de mener leurs projets à bien. Au quotidien, nous sommes en relation avec les mairies, les services d’urbanisme, les banques, les courtiers, les notaires. Et en interne, avec le bureau d’étude, les commerciaux et le service technique. »
Si la collaboration en interne avec les équipes de Maisons SIC est fluide et efficace, les relations avec les services extérieurs (mairies, banques, notaires…) peuvent s’avérer plus complexes, notamment à cause des délais administratifs rallongés depuis la période COVID. Pour mieux gérer ces étapes, le service administration des ventes s’appuie sur un outil performant : un portefeuille de suivi des dossiers, organisé par secteur géographique. C’est le véritable carnet de bord de l’entreprise.
« Notre objectif est de réaliser toutes ces étapes dans un délai de 5 mois entre la signature du contrat de construction et la signature de l’acte terrain. »
Une valeur phare : la satisfaction client
L’accompagnement des clients est une priorité absolue pour le service administration des ventes.
Chaque projet est unique et requiert un suivi personnalisé. Un exemple marquant illustre cette capacité d’adaptation :
Un couple primo-accédant avait signé pour une maison de deux chambres, mais en cours de projet, ils ont appris qu’ils attendaient des jumeaux. L’équipe de Maisons SIC s’est alors mobilisée pour revoir rapidement le plan de la maison et intégrer une chambre supplémentaire, afin qu’ils puissent s’installer sereinement avec leur famille agrandie.
Cette anecdote souligne l’esprit de solidarité et l’engagement des équipes de Maisons SIC pour répondre au mieux aux besoins de chaque client.
Réalité et journée-type au sein de l’administration des ventes de Maisons SIC
Comment s’organise une journée type dans ce service ?
- Chaque matin, la responsable traite les emails et effectue un point quotidien avec ses assistantes sur l’avancement des dossiers.
- Elle planifie ensuite les rendez-vous de mise au point technique avec les conducteurs de travaux, les clients et les commerciaux.
- Elle gère aussi les contrats de construction, qui sont centralisés au siège pour contrôle et validation avant leur envoi aux clients.
En moyenne, le service traite une trentaine de contrats par mois.
« L’an dernier, nous avons géré environ 290 contrats de construction. »
Cependant, avec la hausse des coûts des matériaux, la RE 2020, l’inflation et l’augmentation des taux bancaires, de plus en plus de ménages rencontrent des difficultés pour faire construire leur maison. Mais les équipes de Maisons SIC restent mobilisées pour accompagner chaque client et concrétiser leur projet.
L’administration des ventes joue un rôle crucial dans l’accompagnement des clients et la réussite des projets de construction. Avec professionnalisme et engagement, cette équipe veille à ce que chaque dossier soit mené à bien dans les meilleures conditions possibles.
