Qu’est-ce-que le service d’administration des ventes au sein d’une entreprise comme Maisons SIC, spécialiste de la construction de maisons individuelles depuis 50 ans ? C’est, entre autres, le suivi et l’accompagnement de toutes les étapes administratives (dont les relations avec la banque, le courtier, le notaire…) jusqu’à la programmation de l’ouverture du chantier. Avec, comme objectif premier, toujours, la plus grande satisfaction client possible.
L’administration des ventes : un service au coeur de l’entreprise
Martine Laborde est assistante de direction, en charge du service administration des ventes au sein de Maisons SIC depuis plus de 6 ans. Avec ses 3 assistantes, Martine Laborde suit les ventes, de la signature du bon de commande à la signature du contrat de construction, jusqu’à la levée des conditions suspensives. Une fois que ces conditions suspensives sont levées, l’ouverture du chantier peut être programmée. Chaque assistante a alors un secteur géographique déterminé et Martine Laborde supervise les 5 secteurs de vente : Sud, Est, Ouest, Centre et Paris, avec les 5 directeurs de vente commerciaux et les 30 commerciaux. L’entreprise Maisons SIC a en effet également un bureau à Paris qui lui permet de construire des maisons neuves dans le Sud-Ouest pour des Parisiens qui quittent la région et viennent s’installer ailleurs.
D’où vient Martine Laborde ? La responsable du service administration des ventes de Maisons SIC a travaillé dans un établissement financier pendant plus de 20 ans, mais qui a été mis en extinction d’activité. Dans cet ancien métier, elle travaillait déjà en collaboration avec les Maisons SIC puisqu’elle traitait les contrats de construction de Maisons SIC mais de l’autre côté, du côté financement. Et quand un poste s’est libéré aux Maisons SIC, elle n’a pas hésité à postuler et ne l’a jamais regretté.
Comment évolue un dossier au sein de l’administration des ventes de Maison SIC ?
Chez Maisons SIC, dès que le bon de commande est signé par le commercial, le dossier est constitué pour le bureau d’étude. Une fois que le bureau d’étude fait le contrat, cela redescend dans le service d’administration des ventes, qui va procéder à la rédaction du contrat de construction et de tous les documents administratifs CERFA pour le dépôt du permis de construire. Travailler sur les conditions suspensives permet au service d’administration des ventes d’aider les clients dans toutes leurs démarches administratives : obtention du permis, offres de prêt et acte du terrain.
Comme Martin Laborde le souligne justement : “nous sommes vraiment dans l’aide concrète pour les clients, afin de mener leurs projets à bien. Au quotidien, nous sommes en relation en externe avec les mairies, les services d’urbanisme, les banques, les courtiers, les notaires. Et en interne avec le bureau d’étude, les commerciaux et le service technique.”
Si les membres du services d’administration des vente travaillent en étroite collaboration et dans une belle harmonie avec tous les collègues de Maisons SIC, les relations peuvent s’avérer un peu plus compliquées avec les services extérieurs. Car les mairies, les services d’urbanisme peuvent être difficiles à joindre, tout comme dans les banques et chez les notaires. Les délais s’étant, de plus, énormément allongés depuis la période COVID. Même chose chez les notaires.
Afin de gérer au mieux toutes les étapes et mener tous les dossiers à bien, le service d’administration des ventes dispose d’un outil très efficace : le portefeuille, par secteur. C’est le carnet de bord de l’entreprise.
“Notre objectif, c’est la réalisation de toutes ces étapes dans un délai de 5 mois entre la signature du contrat de construction et la signature de l’acte terrain”
Une valeur phare : la satisfaction client
Les valeurs de l’entreprise Maisons SIC en général et du service de l’administration des ventes en particulier sont très chères au coeur de Martine Laborde. Parmi ses valeurs, les plus importantes sont, pour elle : être au plus près de la satisfaction client, faire preuve de réactivité, de rapidité, être à l’écoute de leurs demandes pour que leur projet se réalise au mieux. “Quand les clients sont heureux, on est heureux, nous aussi.”
Martine Laborde aime son travail et le trouve très valorisant car c’est un métier très diversifié et enrichissant : “on ne s’ennuie jamais car chaque client est unique. Donc chaque parcours l’est forcément. Aucune journée ne se ressemble jamais.”
Pour exemple, elle cite ainsi l’exemple de ce couple de clients primo-accédants, qui avaient signé un contrat de construction et qui venait d’avoir un enfant. Ils avaient alors demandé à construire une petite maison de deux chambres. Et pendant la réalisation de leur projet, la femme est tombée enceinte et attendait des… jumeaux. Tout le projet a alors dû être revu. Toute l’équipe de Maisons SIC s’est alors mobilisée pour réaliser au plus vite toutes les modifications nécessaires à leur changement de situation, afin qu’ils puissent se trouver au mieux dans leur maison neuve quand les enfants allaient arriver. Une belle anecdote qui souligne parfaitement la solidarité et les interactions positives entre chaque services de l’entreprise Maisons SIC. “On a eu de gros projets, de très belles maisons et c’est toujours un plaisir d’accompagner les clients dans leurs belles maisons et c’est très enrichissant.”
Réalité et journée-type au sein de l’administration des ventes de Maisons SIC
Quelle est la journée type d’une responsable de service administration des ventes ? Martine Laborde commence par checker les mails qui sont arrivés, les traiter puis elle appelle ses assistantes et elles font ensemble un point quotidien sur l’avancement des dossiers. C’est elle qui organise tous les rendez-vous de mise au point technique avec le conducteur de travaux, le client et le commercial. Puis elle s’occupe de la gestion des contrats de construction puisqu’ils sont tous uniquement gérés par le siège : elle les contrôle et ils sont préparés pour la signature à la direction et l’envoi au client.
En moyenne, sur une période normale, le service d’administration des ventes de Maisons SIC traite une trentaine de contrats par mois. : “l’an dernier, par exemple, nous avons traité environ 290 contrats de construction.” Mais aujourd’hui, avec la hausse des matériaux, la RE 2020, l’inflation et la baisse du pouvoir d’achat, pour les accédants, cela peut devenir compliqué de faire construire une maison neuve, les banques ayant augmenté leurs taux. Mais les équipes de Maisons SIC restent mobilisés pour que chaque projet de leur client puisse voir le jour.
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